Фотография рабочего времени

Время всё больше становится одним из самых дорогих ресурсов. В срок выполнить проект, затратить меньше времени, сэкономить время. К тому же время часто является оценкой трудозатрат сотрудников, их участия в результате. 

Очень часто руководители, наблюдая за своими сотрудниками, думают о том, насколько эффективно используется рабочее время. Даже само по себе время серьёзный ресурс. Например, заказчик обратится в ту компанию, где его обслужат быстрее (и не обязательно на высоком уровне). Выполненный в сжатые сроки проект, позволяет взяться за другой проект, и на единицу времени получить больше прибыли. Также элементарно от времени зависит и использование ресурсов (электроэнергия, например). Во многих компаниях заработная плата начисляется исходя из отработанного сотрудником времени.

Некоторые виды работ имеют вспомогательные операции. Например, фирма оказывает ремонтно-строительные услуги. Закупка и доставка материалов на объект, в некоторых случаях, может занимать не меньше времени, чем выполнение работ. Или квалифицированный менеджер по сбыту (на обучение которого потратили деньги), вместо переговоров, активных продаж, вынужден большую часть времени вручную заниматься рассылкой, отправкой цен и т. п.

Понятно, что рано или поздно руководитель задастся вопросом эффективности использования времени, повышения производительности труда. Также фотография рабочего времени позволяет выявить возможности для автоматизации определённых операций, передачи их персоналу с низкой квалификацией и т. п.

Суть фотографии рабочего времени

Фотография рабочего времени это инструмент анализа. Он привлекателен тем, что не требует специальных знаний или программ. Всё, что понадобится, это ручка, тетрадь и пара дней.

Чтобы провести фотографию рабочего времени, достаточно отмечать, что делал сотрудник, сколько времени потратил. Можно отмечать и достигнутый результат. Например, сотрудник мог звонить в службу технической поддержки и не мог дозвониться туда в течение определённого времени.

Часто, для удобства внесения записей используют простую форму, пример в таблице.

После заполнения таблицы можно проанализировать полученные данные и установить узкие места, потери рабочего времени как по объективным, так и субъективным причинам.

Можно вести учёт времени постоянно, а можно периодически, время от времени. Или "фотографировать" отдельные промежутки рабочего дня, операции. Конечно, полный учёт времени даст больше информации.

Фотографию рабочего времени, в небольшой компании, руководитель может провести самостоятельно. В некоторых случаях сотрудник может делать отметки самостоятельно. Тогда у сотрудника должен быть стимул, заинтересованность в такой работе.

Нюансы проведения фотографии рабочего времени 

Не смотря на то, что фотография рабочего времени достаточно простой инструмент, всё же есть определённые нюансы. Их руководителю следует учесть, если он решит оценить использование времени.

Фотография рабочего времени не должна быть использована для санкций и штрафов. Конечно, руководитель вправе внести изменения в привычный подход персонала к работе. Но штрафовать задним числом за лишние перекуры не стоит. И о том, что фотография рабочего времени проводится не для штрафов следует рассказать. Как и в любом решении управленца понадобится разъяснительная работа.

Привлекайте сотрудников к самостоятельному проведению фотографии рабочего времени. Для этого понадобится не только доверие со стороны руководителя, но и интерес сотрудника. Во многих случаях он очевиден. Например, один работник может справедливо полагать, что теряет много времени из-за коллег, которых нельзя застать на месте. Или приходится ждать ответа, уточнений слишком долго. 

Фотографию рабочего времени можно проводить не только по отношению к одному сотруднику. Объектом анализа может быть и рабочая группа. Проведение фотографии для группы сотрудников эффективно тогда, когда они ведут работу над одним проектом.

Данные анализа можно использовать для сравнения эффективности работы сотрудников одной специальности, при условии, что они выполняют похожую работу. Сравнение затрат рабочего времени менеджера по сбыту и менеджера по работе с VIP клиентами будет некорректным. Если сравнение корректное, то можно использовать результаты лучшего сотрудника, как образец для остальных. 

На проведение качественного анализа можно потратить от одного, до трёх рабочих дней. И это кажется недопустимым. Однако эффект от этой работы с лихвой перекроет затраты. Ведь в результате будут выявлены узкие места в организации работы, коммуникациях, оценена эффективность сотрудника или группы сотрудников. А это всё отражается на результате вашей компании, прибыли. Поэтому потеря двух или трёх дней лучше, чем ежедневные потери в течение месяцев и лет.

Фотографию рабочего времени полезно проводить и тем, кто работает удалённо или является самозанятым лицом (юристы, программисты, блогеры и т.п.). Так как эти люди работают на себя, то имеет смысл оценивать личную эффективность. Фотография рабочего времени позволит выявить скрытее резервы, неэффективное использование времени. То есть, найти резервы времени для повышения дохода или личной жизни.