Продукт > Организация > День в истории управления и развития бизнеса > Март в истории управления > 5 Марта: Запатентован степлер - переход на электронный документооборот
В Англии 5 марта 1868 года был запатентован степлер. Степлер - это устройство для оперативного скрепления листов бумаги металлическими скобами.
Характерным отличием степлера является сквозное скрепление. Первым известным степлером был степлер для ручной работы короля Людовика XV. Каждая из скоб была помечена отличительным знаком королевского двора. И только в девятнадцатом веке, когда возросло применение бумаги, возникли запросы на эффективное устройство для соединения листов бумаги.
В 105 году китайцами была изобретена бумага. В 751 бумага проникла в Европу. Сегодня бумагу применяют для письма и печати, в качестве отделочного и упаковочного материала, для производства денег и многого другого. Чаще всего мы пользуемся бумагой для печати и написания документов.
Сегодня приоритетнее бумажных документов признаются электронные документы. Система ведения таких документов, при которой все создаваемые, передаваемые и хранимые документы поддерживаются с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, которые объединены в единую сеть, называется электронным документооборотом.
Системы электронных документооборотов уже активно применяются на предприятиях, в государственных структурах, во всевозможных компаниях, фирмах и учреждениях. Если в организации вводится формализм по отношению к управлению компанией и организации рабочих процессов, то возникает необходимость управленческие механизмы переводить на упорядоченную документационную основу.
Для начала необходимо разобраться в экономической эффективности использования систем электронного документооборота. Эффективность деятельности компании можно повысить сокращая расходы или увеличивая результат. Хорошие системы документооборота позволяют реализовать эти пути. Так перейдя на электронный документооборот сокращаются затраты на бумажные документы, ускоряются информационные потоки, изменяется корпоративная культура, сокращаются непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников.
Для решения определенных задач организации и внедряются системы документооборота. Они обеспечивают более эффективное управление за счет прозрачности организации и автоматического контроля выполнения. С помощью систем документооборота поддерживаются системы контроля качества, и осуществляется эффективное управление, накопление и доступ к информации и знаниям. Системы оптимизируют бизнес-процессы и автоматизируют механизмы их выполнения и контроля. Благодаря наличию оперативного электронного архива упрощается и удешевляется хранение бумажных документов.
С помощью системы управления проектами "Простой бизнес" легко осуществить переход на электронный документооборот. Преимущества системы в этой области: работа с файлами всех форматов, единая база документов для всей организации, создание бланков отчетности, учет выполненных и законченных документов, возможность расширенного поиска, быстрый обмен документами внутри системы и многие другие для автоматизации документооборота.
