Управление проектами. Организация управления проектами

Чем бы Вы ни занимались, Вы занимаетесь реализацией проектов. Проектное управление – это универсальная технология, которая оптимально реализована в CRM-системе «Простой бизнес». Эта управленческая технология подходит для любой сферы деятельности и делает организацию конкурентной. Используя принципы проектного управления, в комплексе «Простой бизнес» Вы эффективно управляете делами, персоналом, финансами, товарами и отношениями с клиентами.

Если Ваш бизнес напрямую связан с реализацией проектов, например, архитектура и дизайн, полиграфия, разработка продукции, обучение и производство и т.д., то Вы сможете оценить простоту и эффективность «Простой бизнес» уже в первый день работы.

«Простой бизнес» – оптимальное решение для создания, ведения и контроля реализации проектов. Это могут быть личные проекты, проекты в социальной, образовательной, управленческой и др. сферах. Вы получаете возможности для отслеживания актуального состояния дел компании, выполнения поручений и задач над проектами, находясь в любой точке земного шара.

Эффективное управление проектами организации с помощью CRM-системы «Простой бизнес»

CRM-система «Простой бизнес» позволяет эффективно управлять проектами и задачами. Для удобства пользователей к заголовкам задач применяется выделение цветом, подчеркиванием или полужирным шрифтом в зависимости от важности и статуса задачи.

Вы можете создавать вложенные проекты, группируя по направлению работ. Управлять уровнем доступа (например, визуально видны разные пиктограммы портфелей проектов – желтый/серый). Дерево проектов каждого пользователя включает:

- «Личные проекты» (можете создавать задачи по личным делам, вести переписку с внешними пользователями, хранить черновики документов, работать над проектами других организаций);

- «Без проекта» (помещаются отдельные задачи, например сообщения с сервера);

- Проекты Вашей организации (например, проекты демо-компании «Базовая организация»).

Каждая задача по проекту включает перечень комментариев, которые можно просмотреть в новом окне, выбрав соответствующую опцию контекстного меню.

Более подробную информацию по работе с деревом проекта смотрите в разделе справки.

• Визуализация деятельности по проектам.
• Назначение ответственных исполнителей по проектным задачам.
• Назначение задаче важности, сложности, бюджета и срока выполнения.
• Отслеживание изменений в задачах (приход оповещений) и контроль их выполнения.
• Оценка затраченного времени сотрудниками при выполнении задач.

Система управления проектами

На чем она основана? Попытаемся ответить на эти вопросы.

На самом деле, управление проектами – это ряд определенного рода действий, которые направлены на решение проблем, связанных с возникающими изменениями, препятствиями, задержками и возможностями в процессе реализации проекта. Управление проектом представляет собой искусство. Искусство координировать усилия людей, искусство использовать имеющиеся ресурсы, и применять при этом достижения современных технологий. И все это для того, чтобы успешно реализовать цели проекта по стоимости, результатам, времени реализации и другим важным параметрам.

Необходимо помнить о том, что нескольких одинаковых проектов быть не может в принципе. Ведь любой проект является уникальным: финансы, сроки, персонал, материальные ресурсы.

Проект – уравнение с несколькими неизвестными, требующее уникального решения, понимания последствий и принятия своевременных мер.

В настоящее время управление работами по проекту применяется во многих развитых странах. Оно является неотъемлемым инструментом планирования, координации и контроля осуществления проектами.

Ни для кого не секрет, что сегодня экономика развивается бурными темпами, с каждым днем обостряется конкуренция. Чтобы быть на плаву в таких условиях, необходимо вести четкую и продуманную политику управления компанией. Управление проектами и программами является сегодня одним из основных незаменимых инструментов реализации стратегии развития компании. Репутация компании на рынке зачастую зависит от итога реализации проектов, а, следовательно, от этого же зависит и положение компании среди заказчиков и партнеров.

Все больше и больше продавцов и разработчиков систем управления проектами онлайн появляется на современных специализированных выставках, это говорит о том, что потребность в системах управления проектами растет с каждым днем.

Система управления проектами – это совокупность процедур, методов, инструментов, методологий и ресурсов, которые используются для управления проектом. Система управления проектами – это совокупность объединенных в целенаправленную структуру процессов, функций контроля над процессами. Она может быть двух видов: формальная и неформальная. Любая система управления проектами помогает менеджеру проекта эффективно завершить проект.

Система управления проектами онлайн строится максимально соответствующей стратегическим целям и производственным ресурсам клиентской организации.

Основой системы управления проектами является план управления проектом. План подробно описывает то, каким образом будет использоваться система. Её содержание может быть различным, оно зависит от ряда факторов: от особенностей организации, области приложения, доступности необходимых ресурсов, сложности проекта.

Для того, чтобы построить систему управления, необходимо разработать некоторые взаимосвязанные составляющие. Вот они: процедуры системы управления проектами; ресурсы системы управления проектами; методы и методологии системы управления проектами; инструменты системы управления проектами.

С помощью системы управления проектами можно достичь многого. Например, можно создавать, внедрять и корректировать план работы по проекту, добиваться повышения эффективности производства, эффективно распределять человеческие и материальные ресурсы, нужные для реализации проекта, учитывать достоинства и недостатки выполненной работы при планировании нового проекта, контролировать основные показатели темпов и качества выполнения проекта, устанавливать наличие взаимосвязей в работе различных проектов.

Сегодня системы управления проектами онлайн стали неотъемлемой частью управления компанией не только в России, они востребованы и во всем мире. Подтверждена на практике (в различных отраслях и сферах бизнеса) необходимость применения системы управления проектами.

Эффективная реализация любой управленческой технологии невозможна без использования современных информационных систем.

Работа с проектами

Дерево проектов

Дерево проектов отображается в удобной иерархической форме и состоит из неограниченного количества уровней. В дереве проектов 3 основных уровня – уровень организаций и личных проектов, уровень проектов организаций, и уровень задач.

Создание проекта. Управление свойствами проекта

Пользователь может создать проект либо в организации, в которой он состоит, либо в разделе «Личные проекты». Пользователь может просматривать свойства проекта, в том числе задачи проекта, историю комментирования, категории.

Перемещение проектов

При необходимости проект со всеми его задачами можно перемещать из одной организации в другую. Пользователь может выполнить перемещение проекта, выбрав пункт контекстного меню «Переместить проект» в дереве проектов.

Ведение проектов организации

Дерево контактов

В дереве контактов отображаются личные контакты пользователя и контакты сотрудников, с которыми пользователь состоит в одной организации. Дерево контактов имеет удобную для восприятия иерархическую структуру.

Создание организации

Пользователь может создавать организации и добавлять их описание, юридический и почтовый адреса, банковские реквизиты, данные о руководителе, контактные телефоны и другую информацию. При необходимости, сведения об организации можно изменить.

Ресурсы организации

В организацию можно добавить ресурсы: правоустанавливающие документы, логотип, подпись руководителя, печать и другие данные. Эта информация может использоваться для быстрого формирования счетов.

Настройка почты

Для организации можно настроить неограниченное количество почтовых ящиков для быстрой отправки и получения почты. Дополнительное удобство ведения переписки состоит в том, что ответы на отправленные письма из задачи, будут приходить нее же автоматически.

Добавление пользователя в организацию

Администратор или руководитель организации формирует команду сотрудников, отправляя приглашения пользователям системы или внешним контактам (приглашает по электронной почте). Принимая приглашение, пользователь становится сотрудником организации.

Разграничение прав доступа

Внутри организации можно гибко разграничивать права доступа на уровне проектов, задач, ресурсов и комментариев, чтобы доступ к определенным данным был только у некоторых участников организации.

Навигация по ресурсам проекта

Расширенный поиск информации

Расширенный поиск позволяет искать комментарии, контакты, счета, файлы, людей и организации, используя дополнительные условия для поиска. Перейти к окну расширенного поиска, можно используя пункт «Поиск» главного окна программы.

История по проектам

Во вкладке «История» главного окна программы, пользователь может просматривать в хронологической последовательности историю изменений в последних задачах, проектах, файлах, над которыми он работал, историю звонков и оповещений.

Категории комментариев

Использование категорий позволяет систематизировать сообщения в ленте комментариев, выстроив их по определенному признаку с указанием цветового решения. Благодаря этому работа с задачами становится более быстрой.

Переход к задаче, файлу, комментарию, пользователю

Каждая задача, файл, комментарий и пользователь имеют свой, уникальный идентификатор. Благодаря этому пользователь в любой момент может быстро перейти к необходимым данным, используя функцию быстрого перехода.

Работа со счетами проекта

Счета и «Хранилище счетов»

Для удобства работы с документами в организации можно создавать хранилища счетов – проекты, все задачи которых являются счетами. Эта возможность позволяет упорядочить элементы дерева проектов и ускорить создание счетов.

Публикация, оплата и закрывающие документы

Благодаря возможности публикации документа на сервер, пользователь и внешние контакты могут иметь оперативный доступ к документам, независимо от того, находятся ли они на своем рабочем месте или нет.

Поиск по счетам

Расширенный поиск счетов позволяет находить счета, используя дополнительные условия поиска: номер счета, дата, контактное лицо, организация и другие. Чтобы выполнить поиск счетов достаточно перейти во вкладку «Счета» окна «Поиск» из главного меню.

С нами Ваши проекты как на ладони!

Организация управления проектами

Что же такое организация управления проектом? Современные методы управления деятельностью компании на основе проектов. Технологии эффективного управления.

Управление качеством проекта

Результат проекта напрямую зависит от качества принимаемых решений и реализации поставленных задач. Международные стандарты управления.

Система управления задачами и ресурсами

Автоматизированная система управления задачами и ресурсами. Планирование и управление ресурсами предприятия. Управление временем выполнения задач по проектам.

Сферы управления проектами

Управление программными, организационными проектами, проектами в строительстве и на промышленных предприятиях.